Términos y Condiciones de Servicio

1. Identificación y Aceptación

Los presentes Términos y Condiciones (en adelante, "los Términos") regulan el acceso y uso de la plataforma Kontafico, disponible en kontafico.com, un servicio de software como servicio (SaaS) de facturación electrónica y contabilidad automatizada para Costa Rica.

Al registrarte, al marcar la casilla de aceptación durante el proceso de registro, o al acceder o utilizar la plataforma de cualquier forma, vos declarás haber leído, comprendido y aceptado estos Términos en su totalidad. Dicha aceptación digital constituye un acto jurídicamente vinculante con los mismos efectos de un contrato escrito firmado, de conformidad con los artículos 3 y 9 de la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos (Ley 8454) y el artículo 1008 del Código Civil de Costa Rica. Si actuás en nombre de una persona jurídica, declarás bajo fe de juramento tener las facultades necesarias para vincularla contractualmente. Si no estás de acuerdo con estos Términos, tenés que abstenerte de usar el servicio.

Este contrato es un contrato de adhesión según lo definido en la Ley de Promoción de la Competencia y Defensa Efectiva del Consumidor (Ley 7472). Se rige además por el Código de Comercio, la Ley General de Telecomunicaciones (Ley 8642), la Ley de Protección de Datos Personales (Ley 8968), y demás legislación aplicable de la República de Costa Rica.

2. Descripción del Servicio

Kontafico ofrece, según el plan contratado:

• Emisión y recepción de comprobantes electrónicos versión 4.4 conforme a la normativa de la Dirección General de Tributación (DGT) del Ministerio de Hacienda (incluye facturas, tiquetes, notas de crédito/débito y REP).
• Generación automatizada de asientos contables de doble entrada.
• Bóveda cifrada para certificados digitales .p12 emitidos por el BCCR.
• Conciliación bancaria con instituciones financieras costarricenses.
• Generación de borradores de declaraciones fiscales (D-104, D-270, D-103).
• Gestión de centros de costo para clasificar ingresos y gastos.
• Reportes financieros, inventario Kardex, gestión de contactos y módulos adicionales.
• Herramientas de consulta para cumplimiento, incluyendo buscador de códigos CAByS.

Verificación de identidad: si el cliente habilita un proveedor externo (por ejemplo, RACSA VID), la verificación de cédula se realizará conforme a los términos y políticas de dicho proveedor. Si no se habilita, Kontafico podrá ofrecer únicamente referencia o consulta manual.

Descargo de responsabilidad profesional: Kontafico es una herramienta tecnológica de apoyo contable y tributario. No constituye asesoría profesional en ciencias económicas, contaduría, derecho tributario ni auditoría. Los documentos, asientos, declaraciones y reportes generados por la plataforma son borradores automatizados que deben ser revisados y validados por un contador público autorizado (CPA) colegiado antes de presentarlos ante las autoridades tributarias. El usuario asume plena responsabilidad por la exactitud, veracidad y completitud de la información ingresada en la plataforma y por las consecuencias tributarias de los documentos emitidos a tu nombre.

3. Registro, Cuenta y Uso Permitido

Para usar el servicio tenés que:

• Ser mayor de 18 años o representante legal autorizado de una persona jurídica debidamente constituida.
• Proporcionar información veraz, actualizada y completa durante el registro y mantenerla así durante toda la vigencia del contrato.
• Mantener la confidencialidad de tus credenciales de acceso. Las credenciales son personales e intransferibles. Está expresamente prohibido compartirlas con terceros o utilizarlas para beneficiar a más usuarios o empresas de los permitidos por tu plan.
• Notificarnos de inmediato —y en ningún caso más tarde de 24 horas— ante cualquier uso no autorizado de tu cuenta a través de soporte@kontafico.com.
• No crear múltiples cuentas para eludir los límites de tu plan.

Vos sos responsable de todas las acciones realizadas desde tu cuenta, con o sin tu autorización. Kontafico no será responsable por pérdidas derivadas del uso no autorizado de tu cuenta cuando dicho uso resulte de tu negligencia en el resguardo de tus credenciales.

4. Planes, Precios, IVA y Facturación

Los servicios se ofrecen bajo planes de suscripción mensual o anual:

• Starter — $19/mes (1 usuario, hasta 30 facturas/mes)
• Growth — $39/mes (2 usuarios, hasta 150 facturas/mes)
• Pro — $79/mes (5 usuarios, hasta 500 facturas/mes)
• Accountant — $129/mes (hasta 10 usuarios, acceso multi-empresa)

Los precios se expresan en dólares estadounidenses (USD) y son netos de impuestos. El Impuesto al Valor Agregado (IVA) del 13% u otros tributos que resulten aplicables conforme a la legislación costarricense vigente serán adicionados al precio y se detallarán en el comprobante electrónico correspondiente. El cobro se realiza por adelantado al inicio de cada período de facturación.

El exceso de facturas sobre el límite mensual del plan se cobra a razón de $5 por cada 50 facturas adicionales, facturado en el siguiente ciclo.

Nos reservamos el derecho de modificar los precios con un preaviso de 30 días calendario mediante notificación al correo electrónico registrado. Los cambios de precio no aplican retroactivamente al período ya facturado.

El procesamiento de pagos se realiza a través de Stripe, Inc. Kontafico no almacena datos de tarjetas de crédito o débito. Al proporcionar tus datos de pago, aceptás también los términos y condiciones de Stripe.

Disputas de cargos (chargebacks): Vos te comprometés a resolver cualquier desacuerdo de facturación directamente con Kontafico a través de soporte@kontafico.com antes de iniciar cualquier disputa o contracargo ante tu institución financiera o Stripe. La presentación injustificada de contracargos por cargos legítimamente autorizados por vos constituye incumplimiento de estos Términos y puede resultar en la suspensión inmediata de tu cuenta y en acciones legales para recuperar los montos disputados más costas.

5. Período de Prueba y Cancelación

Ofrecemos un período de prueba gratuito de 15 días calendario sin necesidad de ingresar datos de pago. Al término del período de prueba, el servicio se suspende automáticamente hasta que elijás un plan de pago.

Podés cancelar tu suscripción en cualquier momento desde la configuración de tu cuenta. La cancelación tiene efecto al final del período de facturación en curso. No se realizan reembolsos prorrateados por el tiempo no utilizado del período pagado, salvo que ejerzás tu derecho de retracto dentro de los 8 días hábiles posteriores al primer cobro efectivo, conforme al artículo 43 bis de la Ley 7472.

Tras la cancelación, podés solicitar la exportación de tu información durante los 30 días calendario siguientes. Vencido ese plazo, tus datos operativos serán eliminados, conservándose únicamente los documentos tributarios durante el período legalmente exigido (5 años).

6. Uso Aceptable y Prohibiciones

Al usar Kontafico, vos te comprometés a:

• Usar el servicio exclusivamente para actividades lícitas y conforme a la normativa tributaria costarricense vigente.
• No intentar acceder sin autorización a sistemas, cuentas o datos de otros usuarios.
• No realizar ingeniería inversa, descompilar, desensamblar o intentar extraer el código fuente de la plataforma.
• No usar el servicio para emitir facturas falsas, facturas de favor, evasión fiscal u otras actividades ilícitas. Dicho uso puede derivar en denuncia penal ante el Organismo de Investigación Judicial (OIJ) y reporte ante el Ministerio de Hacienda.
• No realizar scraping, minería de datos automatizada ni acceder programáticamente a la plataforma salvo mediante las APIs oficiales documentadas y dentro de los límites de tasa establecidos.
• No utilizar la plataforma para realizar pruebas de carga, benchmarks comparativos con fines comerciales, ni ataques de denegación de servicio.
• No compartir credenciales de acceso ni permitir que usuarios adicionales a los permitidos por tu plan accedan a la plataforma.
• Mantener actualizada la información de tu organización, incluyendo el certificado digital .p12 y los datos fiscales.
• Verificar la exactitud de los documentos tributarios antes de emitirlos y presentarlos ante Hacienda.

7. Disponibilidad del Servicio — Sin Garantía de Nivel de Servicio

Kontafico realiza esfuerzos comercialmente razonables para mantener la plataforma operativa. Sin embargo, no garantizamos disponibilidad ininterrumpida, libre de errores ni con ningún porcentaje mínimo de uptime. La mención de metas operativas en comunicaciones de marketing no constituye una garantía contractual de nivel de servicio (SLA) ni genera derecho a créditos, compensaciones o reembolsos por interrupciones.

Quedan excluidas de cualquier responsabilidad las interrupciones causadas por: (a) mantenimiento programado notificado con al menos 12 horas de anticipación; (b) fuerza mayor según la cláusula 14 de estos Términos; (c) indisponibilidad de los sistemas del Ministerio de Hacienda — DGT, el BCCR u otras entidades gubernamentales; (d) fallas de proveedores de infraestructura de nube (Vercel, Neon, Stripe, Belvo); o (e) acciones u omisiones del propio usuario.

Ante indisponibilidad del sistema de facturación electrónica de Hacienda, los documentos se emitirán en modo de contingencia conforme al procedimiento establecido en la normativa de facturación v4.4, sin que ello genere responsabilidad para Kontafico.

8. Servicio "Tal Como Está" — Exclusión de Garantías

LA PLATAFORMA SE PROVEE "TAL COMO ESTÁ" Y "SEGÚN DISPONIBILIDAD", sin garantías de ningún tipo, expresas o implícitas, incluyendo pero no limitado a garantías de comerciabilidad, idoneidad para un propósito particular, exactitud, completitud, ausencia de errores o funcionamiento ininterrumpido.

Específicamente, Kontafico no garantiza que:

• Los asientos contables automatizados sean correctos en todo supuesto o cumplan con principios contables específicos de cada industria.
• Los borradores de declaraciones fiscales (D-104, D-270, D-103) sean aceptados sin observaciones por la DGT.
• La conciliación bancaria automatizada refleje con exactitud el estado financiero de tu empresa.
• La plataforma se adapte a todos los regímenes tributarios especiales (zona franca, régimen simplificado, cooperativas, etc.).

Esta exclusión opera en la máxima medida permitida por la legislación costarricense, incluyendo la Ley 7472 y el Código Civil.

9. Propiedad Intelectual

Todos los derechos de propiedad intelectual sobre la plataforma Kontafico — incluyendo el software, diseño, marca, logotipos, textos y documentación — son propiedad exclusiva de Kontafico o sus licenciantes, protegidos por la Ley de Derechos de Autor y Derechos Conexos (Ley 6683) y los tratados internacionales aplicables ratificados por Costa Rica. Se te otorga una licencia limitada, no exclusiva, intransferible y revocable para usar el servicio conforme a estos Términos.

Vos conservás todos los derechos sobre los datos y documentos que cargués o generés en la plataforma. Al usar el servicio, nos otorgás una licencia limitada, no exclusiva y revocable para procesar dichos datos exclusivamente con el fin de prestar los servicios contratados y cumplir con las obligaciones legales aplicables.

10. Limitación de Responsabilidad

En la máxima medida permitida por la legislación costarricense aplicable, Kontafico no será responsable por:

• Errores, omisiones o inexactitudes en declaraciones fiscales derivados de datos incorrectos, incompletos o desactualizados proporcionados por el usuario.
• Sanciones, multas, intereses, recargos o cualquier consecuencia tributaria impuesta por la DGT u otras autoridades competentes.
• Pérdidas de datos causadas por errores del usuario, actos de terceros no autorizados o causas de fuerza mayor.
• Daños indirectos, consecuentes, incidentales, especiales, punitivos o lucro cesante, incluso si se nos advirtió de la posibilidad de tales daños.
• Interrupciones del servicio de facturación electrónica de Hacienda o de cualquier entidad gubernamental.
• Decisiones comerciales, financieras o tributarias tomadas con base en los reportes o datos de la plataforma.

La responsabilidad total y acumulada de Kontafico frente a vos, por cualquier causa y bajo cualquier teoría legal, no excederá el monto efectivamente pagado por vos durante los tres (3) meses calendario anteriores al evento que originó el reclamo. Esta limitación no aplica en casos de dolo o culpa grave de nuestra parte, ni en los supuestos que la Ley 7472 declare irrenunciables.

11. Indemnización por Parte del Usuario

Vos te obligás a defender, indemnizar y mantener indemne a Kontafico, sus directores, empleados, contratistas y proveedores frente a cualquier reclamación, demanda, investigación, multa, sanción, costo o gasto (incluyendo honorarios de abogados y costas procesales razonables) que surja de o esté relacionado con:

• El uso de la plataforma en violación de estos Términos o de cualquier ley o reglamento aplicable.
• La emisión de facturas falsas, documentos tributarios fraudulentos o cualquier forma de evasión o defraudación fiscal.
• El tratamiento de datos personales de terceros (tus clientes, proveedores, empleados) que vos nos proporcionés sin contar con la base legal adecuada.
• Reclamaciones de terceros derivadas de los documentos electrónicos que vos emitiste mediante la plataforma.
• Tu negligencia o conducta dolosa.

12. Suspensión y Terminación

Podemos suspender el acceso al servicio con un mínimo de 48 horas de preaviso por correo electrónico, salvo en los casos de excepción indicados a continuación:

• Falta de pago por más de 10 días hábiles tras el vencimiento — preaviso de 48 horas.
• Incumplimiento material de estos Términos — preaviso de 48 horas, salvo que el incumplimiento sea subsanado en ese plazo.
• Uso del servicio para actividades ilícitas, fraudulentas o emisión de facturas falsas — suspensión inmediata sin previo aviso, conforme al artículo 28 del Código de Comercio.
• Requerimiento de autoridad judicial o administrativa competente — suspensión inmediata.
• Riesgo inminente de seguridad que ponga en peligro la plataforma o datos de otros usuarios — suspensión inmediata con notificación posterior.

En caso de terminación por causas imputables a vos, no habrá derecho a reembolso. En caso de terminación por nuestra decisión unilateral sin causa justificada, reembolsaremos la parte proporcional del período no utilizado dentro de los 15 días hábiles siguientes.

13. Modificaciones al Servicio y a los Términos

Nos reservamos el derecho de modificar funcionalidades del servicio con los siguientes plazos mínimos de preaviso por correo electrónico:

• Funcionalidades esenciales (facturación electrónica, generación de declaraciones, bóveda .p12): mínimo 60 días calendario.
• Funcionalidades secundarias (reportes, integraciones, módulos adicionales): mínimo 15 días calendario.
• Correcciones de seguridad y errores críticos: pueden aplicarse de inmediato sin preaviso.

Las modificaciones a estos Términos serán notificadas por correo electrónico con al menos 15 días calendario de anticipación. El uso continuado del servicio tras la fecha de entrada en vigencia constituye aceptación de los nuevos Términos. Si no estás de acuerdo, podés cancelar tu cuenta antes de la fecha de vigencia.

14. Fuerza Mayor

Ninguna de las partes será responsable por incumplimientos o retrasos causados por eventos fuera de su control razonable ("eventos de fuerza mayor"), incluyendo sin limitación: desastres naturales, terremotos, inundaciones, incendios, epidemias declaradas por autoridad competente, actos de gobierno, cortes de energía prolongados, ataques cibernéticos de terceros, huelgas generales, indisponibilidad de servicios de infraestructura de nube (AWS, Vercel, Neon) o fallas en los sistemas del Ministerio de Hacienda o el BCCR.

La parte afectada notificará a la otra dentro de los 5 días hábiles siguientes al inicio del evento. Si el evento de fuerza mayor se extiende por más de 30 días calendario, cualquiera de las partes podrá terminar el contrato sin penalidad, con reembolso proporcional del período no utilizado a vos.

15. Legislación Aplicable y Resolución de Disputas

Estos Términos se rigen e interpretan de conformidad con las leyes de la República de Costa Rica. Ante cualquier disputa, las partes acuerdan agotar primero un mecanismo de resolución amigable directa por un plazo de 30 días hábiles. De no lograrse acuerdo, las controversias se someterán a los Tribunales de Justicia competentes de San José, Costa Rica, renunciando a cualquier otro fuero o jurisdicción.

Lo anterior sin perjuicio de los derechos irrenunciables que te corresponden como consumidor conforme a la Ley 7472 y las competencias del MEIC y del Tribunal Contencioso Administrativo.

Las reclamaciones individuales no podrán acumularse ni presentarse como acciones colectivas o de clase, salvo que la ley costarricense aplicable lo exija imperativamente.

16. Divisibilidad y Acuerdo Completo

Si alguna cláusula de estos Términos fuere declarada nula, inválida o inaplicable por un tribunal competente, dicha cláusula se interpretará de la forma más cercana posible a la intención original de las partes, y las demás cláusulas permanecerán en plena vigencia. Estos Términos, junto con la Política de Privacidad y cualquier acuerdo de orden de servicio suscrito, constituyen el acuerdo completo entre las partes respecto al objeto descrito y sustituyen cualquier comunicación o acuerdo previo.

17. Contacto

Para consultas sobre estos Términos:

• Asuntos legales: legal@kontafico.com
• Soporte general: soporte@kontafico.com
• Facturación: facturacion@kontafico.com
• Sitio web: kontafico.com