Facturación electrónica v4.4: todos los cambios y cómo adaptarse

Por qué la v4.4 es un cambio relevante

La versión 4.4 del esquema XSD de comprobantes electrónicos fue establecida por la Resolución DGT-MH-R-0011-2022 del Ministerio de Hacienda. Esta versión introduce campos nuevos obligatorios, ajusta la estructura de ciertos elementos y modifica las validaciones que realiza el sistema ATV (Administración Tributaria Virtual) al recibir comprobantes.

Cualquier comprobante enviado con estructura v4.3 o anterior es rechazado automáticamente por el sistema de Hacienda. El rechazo no anula la transacción comercial, pero sí significa que el comprobante no tiene validez tributaria hasta ser emitido correctamente, lo que puede bloquear el crédito fiscal del receptor.

Los tipos de comprobante vigentes en v4.4 son: 01 (Factura Electrónica), 02 (Nota de Débito Electrónica), 03 (Nota de Crédito Electrónica), 04 (Tiquete Electrónico), 05 (Factura de Compra), 06 (Factura de Exportación Electrónica), y 07 (Comprobante de Pago Electrónico / REP).

Nuevos campos obligatorios en v4.4

NombreComercial: ahora obligatorio en el emisor del comprobante. Tiene que coincidir con el nombre comercial registrado en el Registro Nacional o en la información de Hacienda. No puede estar vacío ni tener solo espacios.

CodigoActividad: el código CIIU-4 de la actividad económica que genera la venta. Tiene que coincidir con el registrado en Hacienda para ese contribuyente. Este campo permite a Hacienda cruzar automáticamente si la empresa está facturando actividades fuera de su CIIU declarado.

Email del receptor: en Facturas Electrónicas (tipo 01) dirigidas a empresas (B2B), el email del receptor es obligatorio. El sistema ATV envía una copia del XML al correo del receptor cuando la factura es aceptada.

InformacionReferencia: obligatorio en Notas de Crédito (03), Notas de Débito (02), y REP (07). Tiene que incluir el número consecutivo del comprobante original que se está referenciando, la fecha y el tipo de documento. Sin este campo, el documento de referencia es rechazado.

FechaEmision: tiene que estar en zona horaria "America/Costa_Rica" con formato ISO 8601. Comprobantes con fecha en UTC puro o en zona incorrecta son rechazados.

Estructura del consecutivo y la clave numérica

El número consecutivo del comprobante tiene un formato fijo de 20 dígitos: TTT-SS-CC-NNNNNNNNNNNN, donde TTT es el tipo de terminal (000 para sistema, 001 para punto de venta físico), SS es el tipo de comprobante (01 a 07), CC es el tipo de sucursal (01 por defecto), y N es el número secuencial de 10 dígitos.

La clave numérica es un identificador único de 50 dígitos que incluye el código de país (506), la fecha de emisión, la cédula del emisor, el número consecutivo y un código de seguridad. Este identificador es generado por el sistema y permite a Hacienda y al receptor verificar la autenticidad del comprobante.

Un error frecuente es reutilizar consecutivos o saltar números en la secuencia. Hacienda mantiene control de los consecutivos emitidos por contribuyente y detecta huecos o repeticiones automáticamente.

Errores de rechazo más comunes y cómo resolverlos

Error "400 - Cédula no encontrada": el número de cédula del emisor o receptor no existe en el padrón de Hacienda. Verificá que no tenga guiones ni espacios, y que sea el número correcto (física: 9 dígitos, jurídica: 10 dígitos, DIMEX: 11-12 dígitos).

Error "Código CAByS inválido": el código de 13 dígitos no existe en el catálogo del MEIC. Buscá el código correcto en el Buscador CAByS antes de emitir.

Error "Firma digital inválida o expirada": el certificado .p12 usado para firmar el comprobante está vencido o el PIN es incorrecto. Renová la firma digital en el BCCR si está vencida.

Error "InformacionReferencia faltante": en notas de crédito, notas de débito o REP, omitió el campo de referencia al documento original. Incluí el consecutivo completo del documento que está modificando.

Cómo hacer la transición sin interrupciones

Si tenés un sistema propio o usás una API personalizada, actualizá el esquema XSD desde el portal de Hacienda. Probá en el ambiente de sandbox (stag.comprobanteselectronicos.go.cr) antes de migrar a producción. Validá al menos 10 facturas, 2 notas de crédito y 1 REP en sandbox.

Si usás un software de facturación, verificá que tu proveedor haya actualizado a v4.4. Solicitá confirmación por escrito y probá la emisión de cada tipo de comprobante. Kontafico ya emite en v4.4 y actualiza automáticamente cuando Hacienda publica nuevas versiones.

Capacitá a tu equipo en los nuevos campos requeridos, especialmente en la selección correcta del código CAByS y en la referenciación de comprobantes para notas de crédito y REP. Un error en estos campos genera rechazo inmediato.