Facturación
Mensaje Receptor: cómo aceptar o rechazar facturas electrónicas correctamente
Qué es el Mensaje Receptor, los tres códigos de respuesta (aceptado, parcial, rechazado), el plazo de 8 días, y por qué no responder le puede costar el crédito fiscal del IVA.
Qué es el Mensaje Receptor y cuál es su base legal
El Mensaje Receptor es el comprobante electrónico que el comprador (receptor) tiene que enviar al sistema de Hacienda para indicar si acepta, acepta parcialmente o rechaza una factura electrónica recibida. Su base legal está en la Resolución DGT-R-048-2016 y en el Reglamento de Comprobantes Electrónicos (Decreto N.° 41820-H, Anexo 6).
El plazo para enviar el Mensaje Receptor es de 8 días hábiles contados desde la fecha de emisión de la factura, según el artículo 16 del reglamento. Si transcurren los 8 días sin respuesta, Hacienda marca la factura como "en proceso" y el receptor puede perder el derecho a acreditar el IVA de esa factura.
El Mensaje Receptor es responsabilidad del receptor, no del emisor. Si tu proveedor te envía una factura electrónica y vos no la contestás, el problema es de tu empresa, no del proveedor.
Los tres códigos de respuesta y cuándo usar cada uno
Código 1 — Aceptación total: usá este código cuando recibís el bien o servicio en las condiciones acordadas, por el monto correcto, y el IVA es acreditable para tu empresa. Este es el caso más común. Al aceptar, confirmás que el monto total es correcto y habilitás el crédito fiscal del IVA en tu D-104.
Código 2 — Aceptación parcial: usá este código cuando recibís el bien o servicio pero hay una discrepancia en el monto — por ejemplo, te facturaron ¢500,000 pero solo entregaron bienes por ¢400,000. Debés indicar el monto que aceptás. El crédito fiscal solo aplica sobre el monto aceptado.
Código 3 — Rechazo total: usá este código cuando no recibiste el bien o servicio, la factura tiene el receptor incorrecto, o hay fraude. Al rechazar, el emisor tiene que anular la factura con una Nota de Crédito. El rechazo sin justificación válida puede generar problemas comerciales y legales con el proveedor.
Por qué no responder tiene consecuencias graves
Si no enviás el Mensaje Receptor dentro de los 8 días hábiles, Hacienda no puede confirmar si el bien o servicio fue efectivamente recibido. Esto pone en riesgo el crédito fiscal del IVA de esa factura — es decir, el IVA que pagaste en esa compra podría no ser acreditable en tu D-104.
Adicionalmente, en una auditoría tributaria, Hacienda revisa el historial de Mensajes Receptor. Si hay facturas recibidas sin respuesta, puede interpretarse como que no se verificó la recepción efectiva del bien o servicio, lo que cuestiona la deducibilidad del gasto también para efectos del Impuesto sobre la Renta.
Para empresas con alto volumen de compras, la gestión manual del Mensaje Receptor es inviable. Un sistema que automatice la recepción y respuesta de comprobantes es fundamental para no perder crédito fiscal ni crear pasivos tributarios.
Cómo gestionar eficientemente el Mensaje Receptor
Establecé un proceso interno para que el área de compras o contabilidad revise diariamente la bandeja de comprobantes recibidos y responda dentro de los primeros 3 días hábiles. No esperés al límite de 8 días, porque si el día 8 cae en feriado o el sistema tiene problemas, perdés el plazo.
Nunca rechacés una factura solo porque te parece cara o porque tuviste un problema comercial con el proveedor. El rechazo tributario tiene implicaciones legales para el emisor (tiene que anular y re-emitir) y puede dañar la relación comercial. Si hay una disputa de precio, resolvela por vía comercial y aceptá la factura o solicitá una Nota de Crédito por la diferencia.
En el Mensaje Receptor de aceptación total o parcial, incluí siempre el número de factura del proveedor en los campos de detalle. Esto facilita la conciliación contable y el seguimiento de cuentas por pagar.
No perdás crédito fiscal por facturas sin responder
Kontafico gestiona tu bandeja de recibidos y te recuerda las facturas que requieren Mensaje Receptor antes del vencimiento.
Probá KontaficoPreguntas frecuentes
¿El Mensaje Receptor es obligatorio para todas las facturas recibidas?
Sí, para todas las facturas electrónicas donde vos sos receptor identificado (con tu cédula). No aplica para Tiquetes Electrónicos (tipo 04) donde el receptor es "consumidor final" sin cédula. El artículo 16 del Decreto N.° 41820-H establece la obligatoriedad y el plazo de 8 días hábiles.
¿Puedo enviar el Mensaje Receptor después de los 8 días?
Técnicamente, el sistema de Hacienda puede aceptar Mensajes Receptor tardíos, pero el crédito fiscal asociado puede estar comprometido. Si detectás facturas sin responder, envialas de todas formas y coordiná con tu contador para evaluar si el crédito es recuperable o si tenés que hacer una corrección en el D-104.
¿Kontafico gestiona el Mensaje Receptor automáticamente?
Sí. Kontafico muestra en la bandeja de "Recibidos" todas las facturas electrónicas recibidas con su estado de respuesta y los días restantes para contestar. Desde esa misma pantalla podés generar y enviar el Mensaje Receptor con un clic, y el sistema registra la respuesta en el historial contable automáticamente.